Buscar, en primer lugar, la solución a través de una comunicación directa y sencilla con la persona responsable (Mateo 18:15). El diálogo entre las personas involucradas es necesario en cualquier etapa, pero mayormente en las primeras etapas de solución. Si la queja no puede ser resuelta de esta forma, se deberá tomar una acción más formal.

El siguiente procedimiento es el pertinente para resolver una queja formal.

a. Presentar el agravio por escrito en el lapso de 60 días tras haber ocurrido dicho evento y entregar esta queja al Asistente de Desarrollo Estudiantil. No se requiere un formato en especial, para dicha queja, pero ésta debe incluir:
   i. La fecha en que el estudiante presenta la queja.
   ii. Una descripción del agravio, que incluya toda la información más relevante como: fecha (s) en la que el problema se hizo evidente, evidencias que demuestren el agravio y testigos.
   iii. Una propuesta de solución, la cual indicará su sugerencia para solucionar el agravio.

b. El Asistente de Desarrollo Estudiantil tiene dos días laborales, después de la fecha en que se presente el agravio, para proceder y enviarlo al Decano correspondiente, que actuará como mediador para resolver el problema. Se cuidará de que el mediador tenga la experiencia necesaria para resolver el agravio.

c. El mediador tiene dos días laborables, después de la fecha en que recibió el agravio, para:
   i. Enviar al estudiante un breve resumen del agravio e informarle de que se le enviará una resolución en el lapso de diez días laborables, y
   ii. Enviar al Rector de la institución, una copia del agravio y reconocimiento.

d. El mediador tiene diez días laborables, después de la fecha en que recibió el agravio, para:
   i. Investigar los fundamentos alegatorios de la queja.
   ii. Investigar los esfuerzos previos que se tomaron para resolver el agravio.
   iii. Investigar cualquier contingencia y tomar la acción que pueda ayudar a resolver el agravio.
   iv. Enviar al estudiante agraviado, una respuesta formal (un enunciado describiendo lo que se ha hecho o se hará para resolver el agravio).
   v. Enviar al Rector una copia de la respuesta formal.

e. Si el estudiante está satisfecho con la respuesta formal, el agravio está resuelto.

f. Si el estudiante no está satisfecho con la respuesta formal, se puede hacer un pedido de audiencia al Comité de Agravios, el cual:
   i. Recibirá una copia del caso para programar audiencia.
   ii. Establecerá la fecha de audiencia en el lapso de siete días laborables, después de la petición, y notificará a todos los involucrados (pero no necesariamente los invitará a asistir).
   iii. Puede invitar al estudiante o a cualquier testigo para que asista a la audiencia—sin embargo, si no está invitado el estudiante, no tiene derecho a asistir.
   iv. Conducirá la audiencia de la manera más sencilla y familiar posible, mientras se revisa y evalúa el caso.
   v. Mantendrá en confidencia lo conversado en dicha audiencia.
   vi. Recomendará, por mayoría de votos, al Rector del STS las acciones pertinentes a tomar, para resolver el agravio.

g. El Rector emitirá una decisión definitiva por escrito al estudiante, en el lapso de tres días laborables después de realizada la audiencia.

h. Si el estudiante creyere que se ha tratado incorrectamente la queja, puede notificarlo, por escrito, a la Junta Directiva de la entidad Iglesia Evangélica Reformador Dr. Juan Pérez de Pineda.